Im universitären Bereich werden Akten häufig von nicht ausschließlich ausgebildeten Verwaltungspersonal geführt. Oft stellt sich die Frage, wie habe ich eigentlich meine Akten zu führen. Ein guter Anhaltspunkt ist, wenn Sie die Akten einfach, klar und übersichtlich führen. Kommt Ihre Vertretung im Falle Ihrer Abwesenheit gut mit Ihren Akten klar und […]
Fragen und Antworten
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Wichtig ist das Aktenzeichen (Registratursignatur), als das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für eine Akte und deren Schriftgut. Das Aktenzeichen ist ein Kennzeichen, das aus einer Notation von Zahlen oder Buchstaben gebildet wird. Es dient der eindeutigen Zuordnung einzelner Schriftstücke zu den Akten sowie der physischen Anordnung der Akten in der Registratur dient. Das […]
In einem Abstellraum lagern alte Geschäftsunterlagen, den genauen Inhalt kenne ich nicht. Was soll ich damit tun? Bitte nehmen Sie mit dem Universitätsarchiv Kontakt auf; ein Archivar kommt vorbei und hilft Ihnen weiter. Ich möchte zwei Jahrgänge Studentenakten abgeben. Muss ich für jeden Jahrgang eine Abgabeliste ausfüllen? Nein, Sie brauchen […]
Was ist ein eigentlich ein „Vorlass“? Wenn Archivalien schon bei Lebzeiten von einem Vorlasser/Vorlassgeber dem Universitätsarchiv Leipzig zur Verfügung gestellt werden, spricht man von „Vorlass“. Das betrifft u.a. häufig Fotosammlungen, die die Vorlasser selbst ordnen, wissenschaftliche Bestände von Professoren, die an der Universität tätig waren/noch sind oder deren Witwen. Die Bestände […]
Dienstliche Unterlagen werden bei der Archivierung in juristische Kategorien geschieden. Personalunterlagen bleiben auf sehr lange Zeit für die öffentliche Benutzung gesperrt, alle Geschäftsunterlagen sind bis 30 Jahre nach der Übergabe gesperrt und digitale Unterlagen verlangen im Gegensatz zum Papier einen anderen, sicheren Übertragungsweg.
Archive sind „Gedächtnisspeicher“ und Gedächtnisorganisationen. Einmalige Bestände müssen für historische Forschungen jederzeit recherchierbar sein. Zentrale Archivaufgaben sind die Ordnung, Verzeichnung und Bewertung der Archivalien. Der Ordnungs-Aufbau eines Archivs ist kompliziert und erfordert spezielle archivkundliche Kenntnisse. Im Gegensatz zu Bibliotheken, die in der Regel einem künstlichen Ordnungsschema (nach Betreffen, Sachthemen, laufender Nummer) […]
Eine Online-Plattform mit einem digitalen Speicher, die es Dekanen, Dekanatsräten und Prüfungsamt-Mitarbeitern ermöglicht, an ihrer Fakultät eingereichte Graduierungsarbeiten in einem elektronischen System zu verwalten. Neben der Aufbewahrung eines digitalen Exemplars für den gesetzlichen Mindestzeitraum, kann das System genutzt werden, um – für die jeweilige Fakultät – gespeicherte Dokumente anhand Ihrer […]
Ich möchte zwei Jahrgänge Studentenakten abgeben. Muss ich für jeden Jahrgang eine Abgabeliste ausfüllen? Nein, Sie brauchen nur eine Abgabeliste auszufüllen. Anhand der unterschiedlichen Einträge in der Spalte „Exmatrikulation“ sind die Jahrgänge jederzeit rekonstruierbar. Muss ich die Prüfungsakten jahrgangsweise, alphabetisch oder nach Fächern geordnet abgeben? Nein, Sie können die Akten […]
Im Archivgesetz für den Freistaat Sachsen, § 2 Begriffsbestimmungen, steht für archivwürdig: „(3) Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Regierung und Verwaltung, für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen und Institutionen oder Dritter zukommt.“ Bewertung der Archivwürdigkeit wichtige Aufgabe des Universitätsarchivs Leipzig […]
Als Ablieferungsliste wird das Formular bezeichnet, in dem von der abgebenden Stelle an der Universität Leipzig das für den laufenden Betrieb nicht benötigte Registraturgut erfasst und dem Universitätsarchiv Leipzig angeboten wird. Die Ablieferungs-, Aussonderungs-, Abgabeliste dient dem Universitätsarchiv unter anderem als Entscheidungsgrundlage, welche angebotenen Unterlagen archivwürdig sind und vom Archiv übernommen werden und […]