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Wichtiger Hinweis für die abgebende Stelle

Bitte nicht mehr als 15 Kilogramm in die Umzugsbox! Archivarbeit ist körperlich anstrengend.  Damit uns unsere fachkundigen Archivarinnen lange erhalten bleiben und keine gesundheitlichen Einschränkungen erleiden, möchten wir eine Bitte unserer Archivarin an die abgebenden Stellen (Sekretärinnen in Instituten der Universität Leipzig etc.) richten: „Bitte befüllen Sie die Umzugsboxen beim Transport nicht bis zum Rand. Gebündeltes… Wichtiger Hinweis für die abgebende Stelle weiterlesen

Glossar ausgewählter archivfachlicher Begriffe

Handreichung zur Archivbenutzung | Glossar Klassisches & Digitales Archiv A | B | D | E | F |  H |  K |  L |  N |  O | P | R | S | T | V | Z | Der Sprachgebrauch im Archiv ist für Benutzerinnen und Benutzer oft missverständlich. Unser kleines Glossar mit einer Auswahl der gebräuchlichsten fachsprachlichen Formulierungen soll eine Unterstützung bieten, wenn Sie das Universitätsarchiv zum ersten Mal besuchen. Gleichzeitig erweitern wir unser Glossar nach… Glossar ausgewählter archivfachlicher Begriffe weiterlesen

Ablauf der Archivierung | Schülerakten

So läuft die Archivierung ab: 1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und… Ablauf der Archivierung | Schülerakten weiterlesen

Ablauf der Archivierung | Prüfungsakten

1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese mit Name,… Ablauf der Archivierung | Prüfungsakten weiterlesen

Ablauf der Archivierung | Geschäftsunterlagen

In Ihrem Schrank stehen Aktenordner, die Sie nicht mehr für das tägliche Geschäft brauchen? Wenn eine Akte seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv. Sie geben den Aktenordner so ab, wie er in Ihrem Regal steht, Sie müssen nichts ausheften, Büroklammern und Heftnadeln können drinbleiben, auch das Deckblatt schreiben wir für… Ablauf der Archivierung | Geschäftsunterlagen weiterlesen

So läuft die Archivierung ab | Studentenakten

Ablauf der Archivierung 1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese… So läuft die Archivierung ab | Studentenakten weiterlesen

So läuft die Archivierung ab | Personalakten

    So läuft die Archivierung ab: 1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4)… So läuft die Archivierung ab | Personalakten weiterlesen

Was ist ein „Aktenzeichen“?

Wichtig ist das Aktenzeichen (Registratursignatur), als das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für eine  Akte und deren Schriftgut. Das Aktenzeichen ist ein Kennzeichen, das aus einer Notation von Zahlen oder Buchstaben gebildet wird. Es dient der eindeutigen Zuordnung einzelner Schriftstücke zu den Akten sowie der physischen Anordnung der Akten in der Registratur dient. Das Aktenzeichen ist also die Signatur… Was ist ein „Aktenzeichen“? weiterlesen

Wie kommt die Akte ins Archiv? Eine Liste schreiben

Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können. Beschriften Sie jeden Aktenordner mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer schreiben Sie in die Abgabeliste in die Spalte B:  lfd. Nr. Die folgenden Spalten ergänzen Sie bitte: Aktentitel, zeitlicher Umfang der Akte. Ist Ihnen eine Aufbewahrungsfrist bekannt, tragen Sie diese in Spalte E ein. Unter F „abliefernde Stelle“ erscheint der Name Ihrer… Wie kommt die Akte ins Archiv? Eine Liste schreiben weiterlesen