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Akten Fragen und Antworten Wie führe ich meine Akten richtig?

Wie führe ich eigentlich meine Akten richtig?

Im universitären Bereich werden Akten häufig von nicht ausschließlich ausgebildeten Verwaltungspersonal geführt. Oft stellt sich die Frage, wie habe ich eigentlich meine Akten zu führen. Ein guter Anhaltspunkt ist, wenn Sie die Akten einfach, klar und übersichtlich führen. Kommt Ihre Vertretung im Falle Ihrer Abwesenheit gut mit Ihren Akten klar und kann sich schnell in einen […]

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Akten Archivierung Dienstliche Akten Klassisches Archiv

Fragen zur Archivierung

In einem Abstellraum lagern alte Geschäftsunterlagen, den genauen Inhalt kenne ich nicht. Was soll ich damit tun? Bitte nehmen Sie mit dem Universitätsarchiv Kontakt auf; ein Archivar kommt vorbei und hilft Ihnen weiter. In einem Abstellraum lagern alte Geschäftsunterlagen, den genauen Inhalt kenne ich nicht. Was soll ich damit tun? Bitte nehmen Sie mit dem Universitätsarchiv Kontakt […]

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Akten Archivierung Klassisches Archiv Schülerakten

Ablauf der Archivierung | Schülerakten

So läuft die Archivierung ab: 1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und […]

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Akten Archivierung Dienstliche Akten Klassisches Archiv Prüfungsakten

Ablauf der Archivierung | Prüfungsakten

1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese mit Name, […]

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Akten Archivierung Dienstliche Akten Graduierungsakten Klassisches Archiv

Ablauf der Archivierung | Graduierungsakten

Der Platz in Ihrem Schrank für die Promotionsakten, Akten zu Habilitationsverfahren und Ehrenpromotionen wird knapp? Wenn das Verfahren seit mehr als zehn Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv. Sie geben die Akte so ab, wie sie in Ihrem Regal steht, Sie müssen nichts ausheften oder in neue Mappen legen, Büroklammern und Heftnadeln können […]

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Akten Archivierung Geschäftsunterlagen Klassisches Archiv

Ablauf der Archivierung | Geschäftsunterlagen

In Ihrem Schrank stehen Aktenordner, die Sie nicht mehr für das tägliche Geschäft brauchen? Wenn eine Akte seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv. Sie geben den Aktenordner so ab, wie er in Ihrem Regal steht, Sie müssen nichts ausheften, Büroklammern und Heftnadeln können drinbleiben, auch das Deckblatt schreiben wir für […]

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Akten Archivierung Klassisches Archiv

So läuft die Archivierung ab | Studentenakten

Ablauf der Archivierung 1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese […]

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Akten Archivierung Dienstliche Akten Klassisches Archiv Personalunterlagen

So läuft die Archivierung ab | Personalakten

    So läuft die Archivierung ab: 1. Vorbereitung der Akten Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine). Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen. Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) […]

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Akten Fragen und Antworten Glossar

Was ist ein „Aktenzeichen“?

Wichtig ist das Aktenzeichen (Registratursignatur), als das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für eine  Akte und deren Schriftgut. Das Aktenzeichen ist ein Kennzeichen, das aus einer Notation von Zahlen oder Buchstaben gebildet wird. Es dient der eindeutigen Zuordnung einzelner Schriftstücke zu den Akten sowie der physischen Anordnung der Akten in der Registratur dient. Das Aktenzeichen ist also die Signatur […]

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Akten Archivierung Klassisches Archiv

Wie kommt die Akte ins Archiv? Eine Liste schreiben

Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können. Beschriften Sie jeden Aktenordner mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer schreiben Sie in die Abgabeliste in die Spalte B:  lfd. Nr. Die folgenden Spalten ergänzen Sie bitte: Aktentitel, zeitlicher Umfang der Akte. Ist Ihnen eine Aufbewahrungsfrist bekannt, tragen Sie diese in Spalte E ein. Unter F „abliefernde Stelle“ erscheint der Name Ihrer […]