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Akten Fragen und Antworten Wie führe ich meine Akten richtig?

Wie führe ich eigentlich meine Akten richtig?

Im universitären Bereich werden Akten häufig von nicht ausschließlich ausgebildeten Verwaltungspersonal geführt. Oft stellt sich die Frage, wie habe ich eigentlich meine Akten zu führen. Ein guter Anhaltspunkt ist, wenn Sie die Akten einfach, klar und übersichtlich führen. Kommt Ihre Vertretung im Falle Ihrer Abwesenheit gut mit Ihren Akten klar und kann sich schnell in einen […]

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Benutzung Service

Archivarbeit | Ich habe es eilig mit der Akteneinsicht… Kann ich helfen?

Ich habe es sehr eilig mit der Akteneinsicht oder brauche die schriftliche Auskunft ganz dringend. Geht es schneller, wenn ich selbst dabei helfe, die Akte im Regal herauszusuchen? Vielen Dank für Ihr Angebot. Die Archivmitarbeiter suchen die Aktensignatur in der Datenbank. Das geht am schnellsten, wenn Ihre persönlichen Angaben, also Name, Vorname, Geburtstag und –ort, […]

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Akten Archivierung Klassisches Archiv

Wie kommt die Akte ins Archiv? Eine Liste schreiben

Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können. Beschriften Sie jeden Aktenordner mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer schreiben Sie in die Abgabeliste in die Spalte B:  lfd. Nr. Die folgenden Spalten ergänzen Sie bitte: Aktentitel, zeitlicher Umfang der Akte. Ist Ihnen eine Aufbewahrungsfrist bekannt, tragen Sie diese in Spalte E ein. Unter F „abliefernde Stelle“ erscheint der Name Ihrer […]

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Archivierung

Wann kommt die Akte ins Archiv?

    In Ihrem Schrank stehen Aktenordner, die Sie nicht mehr für das tägliche Geschäft brauchen? Wenn eine Akte seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv. Sie geben den Aktenordner so ab, wie er in Ihrem Regal steht. Sie müssen aus dem Aktenordner nichts ausheften, Büroklammern und Heftnadeln können im Ordner bleiben, […]