Kommunikationsformen und das höflich – engagierte Auftreten der Archivare bestimmen im Kleinen, im alltäglichen Geschäftsbetrieb, über den Erfolg großer Strategien und den Ruf, als ein freundliches Archiv zu gelten. Bei aller unerbittlichen Verantwortung für den Schutz der historischen Schätze, ist dafür auch das notwendige Verständnis und ein positives Interesse an den Forschungen, Anliegen oder Wünschen der Benutzer, für interne und externe Partner aufzubringen. Neben kurzen Reaktionszeiten und positiven Beratungsleistungen gilt das um so mehr für selbstverständliche Dinge wie benutzerfreundliche Öffnungszeiten, informative Webseiten, weit geöffnete aber gut gesicherte Datenbanken oder eine allgemein verständliche Erklärung der historischen Bestände.
Klare und einfache Regeln, die den Anliegen der Benutzer so weit wie möglich entgegenkommen, gehören ebenso zu einem freundlichen, vertrauensvollen Dialog wie verlässliche Auskünfte, zielsichere weiterführende Informationen und Empfehlungen zu möglichen Recherchestrategien. Eine kompetente Benutzerführung, die den Erst- oder Einmalkontakt ebenso wichtig nimmt, wie die selbstverständliche Servicebetreuung von Stammbenutzern oder hochqualifizierten Forschern, ist dabei enorm wichtig. Orientierungshilfen bei persönlichen Besuchen, ein angenehmes und ernsthaftes Betreuungsklima sind eminent, wie ein FAQ auf der Webseite und eine gut strukturierte, virtuelle Benutzerführung.
Die Forschungs- und Serviceorientierung der Archivbenutzung steht an erster Stelle vor der administrativen Regelorientierung.
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