Übergabe von Klinischen Studien
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Grundlage
Das Universitätsarchiv übernimmt die Archivierung von Unterlagen zu Klinischen Studien gemäß der Dienstleistungsvereinbarung zwischen der Medizinischen Fakultät der Universität Leipzig und dem Universitätsarchiv Leipzig vom 31.08.2009 mit der Erweiterung hinsichtlich elektronischer Unterlagen vom 01.19.2023. Für den inhaltliche Lesbarkeit und die Vollständigkeit der dem Universitätsarchiv übergebenen Studienunterlagen ist allein die studiendurchführende Einrichtung innerhalb der Medizinischen Fakultät zuständig.Allgemeine Hinweise
Zunächst sind die zur Übergabe vorgesehenen Dateien in einem Ordner zusammenzustellen und in einer Datei (max. Größe 5 GB) zwingend im *.zip-Format abzuspeichern. Andere Dateiformate sind nicht zulässig. Die Bezeichnung der Datei erfolgt zwingend mit der achtstelligen Auftragsnummer: _xxxxxxxx.zip, um eine eindeutige Identifizierbarkeit zu gewährleisten.Ablauf
1. Vorbereitung des Übertragungsvorgangs – Anfrage per Mail
Mitarbeiter:in des ZKS oder einer Klinik (weiter als medizinische Mitarbeiter:in) schickt per E-Mail eine formlose Anfrage zur Archivierung von elektronischen Studienunterlagen.
Mailadresse: ualzks@uni-leipzig.de
Betreff: Übergabe digitaler Daten einer klinischen Studie
Text: nicht erforderlich
2. Versand eines Übertragungslinks
Nach dem Eingang der E-Mail im UAL wird diese in einem elektronischen Ticketsystem abgelegt und durch eine berechtigte Archivar:in weiter bearbeitet. Danach erhält die medizinische Mitarbeiter:in per Mail einen Link zum Upload von Daten zugesandt. Dieser Link enthält einen eindeutigen Identifikator, die UUID, z. B. ed17d21b-564c-11f0-9500-00155d001318
3. Formular und Datenübertragung
Die medizinische Mitarbeiter:in öffnet den Link und gelangt auf eine Webseite, zu einem Formular mit Pflichtangaben. Folgende Angaben sind notwendig
- Abgebende Klinik
- Projektleiter
- E-Mail-Adresse Absender
- Name der Studie
- Auftragsnummer (Projektnummer)
- Aufbewahrungsende (Angabe einer vierstelligen Jahreszahl)
Die medizinische Mitarbeiter:in füllt das Formular aus und startet den Upload. Der Uploadlink ist nur einmal nutzbar und es kann nur eine Datei über diesen Uploadlink versandt werden. Dabei sind das Dateiformat (*.zip) und die maximale Dateigröße (5 GB) zwingend zu beachten. Beide Parameter werden vor der Übertragung geprüft und eine größere Datei bzw. ein anderes Dateiformat abgewiesen.
Ist das Formular ausgefüllt und die entsprechende Datei ausgewählt, kann der Upload erfolgen und eine Bestätigungsseite wird angezeigt
4. Speicherung und Verschlüsselung im UAL und Bestätigung der Übernahme
Mit dem erfolgreichen Upload auf einen Server des UAL wird für die Datei sofort eine Prüfsumme erzeugt. Die Archivnummer der gespeicherten Dokumente entspricht der UUID des Uploads und dient der späteren eindeutigen Identifikation der übertragenen Datei. Die hochgeladene ZIP-Datei wird noch um eine XML-Metadatendatei ergänzt, dort werden die Formulareingaben, das Datum und der die Prüfsumme verzeichnet.
Beiden Dateien werden anschließend durch eine Archivar:in verschlüsselt. Die medizinische Mitarbeiter:in erhält danach eine Bestätigung der erfolgreichen Übertragung als E-Mail (parallel wird eine Kopie an das ZKS gesandt)
Können später noch Dokumente nachgeliefert werden?
Ja. Legen Sie ein neues Zip an und übertragen Sie es wie beschrieben. Die Information, zu welcher Studie eine ZIP-Datei gehört, wird mit übertragen. Nichts desto trotz müssen diese Informationen im ZKS zentral dokumentiert und aufbewahrt werden.
Was ist, wenn erst nach der Übertragung ein Schreibfehler auffällt, z. B. ein falsches Aufbewahrungsjahr?
Informieren Sie die Archivar:in per Mail darüber, die falsche Sendung wird dann gelöscht und Sie starten die Übertragung von Neuem.