Übergabe von Graduierungsakten
☛ Näheres zum Ablauf
Voraussetzungen (Schnell-Check)
✔ Der Platz in Ihrem Schrank für die Promotionsakten, Akten zu Habilitationsverfahren und Ehrenpromotionen wird knapp?✔ Ist das Verfahren seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen?
Dann wird es Zeit für das Archiv!
Allgemeine Hinweise
Vorbereitung der Akten/ Mappen:✦ Metall entfernen; v.a. Büroklammern, Tackerklammern, Heftnadeln
✦ Plastik entfernen; z.B. Klarsichtfolien
✦ Datenträger nur entnehmen, wenn es sich um Dissertations-/Habilitationsschriften handelt
✦ Achtung: Unterlagen von abgelehnten/ abgebrochenen Promotionsverfahren sind auch abzugeben
✦ inhaltlich ist zu entfernen, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist; z.B. Dissertationen, Habilitationsschriften
Bitte zu beachten:
✦ Akten können in Mappen verbleiben
✦ Nummerierung der Mappen (Akten) muss mit der laufenden Nummer (lfd. Nr.) in der Abgabeliste übereinstimmen
✦ Schnüren Sie entweder Bündel (bei großen Kartons) oder legen Sie die Mappen (Akten) in kleine Kartons; die Bündel oder Kartons bekommen eine fortlaufende Nummer
✦ Maximalgewicht pro Karton: 15 kg (≙ 7 volle Aktenordner)
✦ Kartons zum Transport können ggf. vom Archiv geliehen werden
Merkblatt: Übergabe von personenbezogenen Unterlagen
Abgabeliste
Format: csv
Codierung: Unicode UTF-8
Öffnen der csv-Datei:
(mithilfe des Textkonvertierungs-Assistenten - Daten > Text in Spalten (Tutorial) - sind folgende Parameter zu definieren):
- Codierung umstellen: Standard-Einstellung (ISO 8859-1) ➔ Unicode UTF-8
- Trennzeichen: Komma anwählen
- Textqualifizierer: "
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
Ablauf
1. Anbietung (mit Abgabeliste)
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste (csv-Format), die Sie hier herunterladen können.
Füllen Sie die Liste aus und tragen Sie alle Akten ein.
Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Einträge mit der Reihenfolge der Akten übereinstimmt. Dagegen ist das Sortieren nach Jahrgang, nach Alphabet oder Fach nicht nötig.
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
2. Transport
Erst nach positiver Rückmeldung durch das Archiv vereinbaren Sie bitte mit der Fahrbereitschaft der Universität einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Tag und ungefähre Uhrzeit der Anlieferung.
Hinweis: Der Ausdruck der Abgabeliste in Papierform ist mit dem Stempel der abliefernden Stelle, Datum und Unterschrift zu versehen und in Karton 1 der Sendung beizulegen.
3. Abschluss
Ihre Akten erhalten im Archiv eine Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Als Beleg bekommen Sie dann ein digital signiertes PDF-Exemplar der Liste für die abgegebenen Akten zugesandt.