Übergabe von Klinischen Studien
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Grundlage
Das Universitätsarchiv übernimmt die Archivierung von Unterlagen zu Klinischen Studien gemäß der Dienstleistungsvereinbarung zwischen der Medizinischen Fakultät der Universität Leipzig und dem Universitätsarchiv Leipzig vom 31.08.2009.Es erfolgt lediglich eine Lagerung, d. h. die Dokumente werden dem Universitätsarchiv zur sicheren Aufbewahrung übergeben. Für den Inhalt und die Vollständigkeit der dem Universitätsarchiv übergebenen Studienunterlagen ist allein die studiendurchführende Einrichtung innerhalb der Medizinischen Fakultät zuständig.
Allgemeine Hinweise
✦ Akten werden in Umzugskartons gepackt✦ jeder Umzugskarton erhält eine fortlaufende Nummer (diese ist zugleich Verpackungs- und Zählgröße für die Abrechnung und Statistik)
✦ Maximalgewicht pro Karton: 15 kg (≙ 7 volle Aktenordner)
✦ Umzugskartons zum Transport können ggf. vom Archiv geliehen werden
Übergabeliste: Medizinische Studien
Format: csvCodierung: Unicode UTF-8
Abgabeliste
Anleitung: csv-Datei erstellen
Öffnen der csv-Datei:
(mithilfe des Textkonvertierungs-Assistenten - Daten > Text in Spalten (Tutorial) - sind folgende Parameter zu definieren):
- Trennzeichen: Komma anwählen
- Textqualifizierer: "
Hinweis: 1 Karton = 1 Zeile in der Liste
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie vor der Anlieferung per E-Mail. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
Ablauf
1. Anmeldung
Bitte rufen Sie im Voraus an (Telefon, Fr. Rebner: 9730217 oder über Sekretariat: 9730200) oder melden Sie eine Abgabe per E-Mail an und vereinbaren Menge und Lieferzeitraum.
2. Abgabeliste
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste (csv-Format), die Sie hier herunterladen können.
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie vor der Anlieferung per E-Mail. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.Hinweise:
Es genügt eine Liste für die gesamte Sendung, es ist nicht mehr nötig wie früher die kompletten Angaben auf den Karton zu kleben. Allerdings müssen die Kartons eindeutig nummeriert sein.
Der Ausdruck der Abgabeliste in Papierform ist mit dem Stempel der abliefernden Klinik, Abgabedatum und Unterschrift zu versehen und in Karton 1 der Sendung beizulegen.
3. Transport
Erst nach Übermittlung der Abgabeliste und positiver Rückmeldung durch das Archiv vereinbaren Sie bitte mit dem Fahrdienst des Klinikums (Telefon: 9716340) einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Tag und ungefähre Uhrzeit der Anlieferung.
4. Abschluss
Ihre Studienunterlagen erhalten im Archiv eine Zugangsnummer und werden in der Reihenfolge der Kartonnummern im Magazin eingelagert.
Um Platz zu sparen, kann das Universitätsarchiv die Unterlagen aus Ordnern, Kisten etc. entnehmen und diese z. B. bündeln oder in anderer platzsparender Weise aufbewahren. Inhalt und Ordnung der Unterlagen werden dabei nicht verändert.
Quittung:
Als Nachweis bekommt die abgebende Stelle ein digital signiertes PDF-Exemplar der Liste für die abgegebenen Studien (mit den vergebenen Archivnummern) zugesandt.
5. Einsichtnahme und Zugriffsrechte
Die studienführende Einrichtung kann jederzeit Zugriff auf die eingelagerten Studienunterlagen nehmen.
Des Weiteren ist ein Zugriff im Fall einer Inspektion durch Überwachungs- und Zulassungsbehörden und sonstige Dritte möglich, dieser Zugriff darf nur nach Zustimmung mit der studiendurchführenden Einrichtung innerhalb der Medizinischen Fakultät gewährt werden. Der Zugriff erfolgt in den Räumen des Universitätsarchivs oder die Unterlagen werden für Überprüfungen (Monitoring, Audits) in die Einrichtung zurückgebracht. Die Organisation des Transports wird mit dem Universitätsarchiv abgestimmt.
6. Ablauf der Lagerfrist und Vernichtung der Unterlagen
Nach Ablauf der Lagerungsfrist informiert das Universitätsarchiv die studiendurchführende Einrichtung und es wird schriftlich vereinbart, ob die Unterlagen weiter aufbewahrt oder durch das Universitätsarchiv vernichtet werden sollen.