Dann wird es womöglich Zeit für das Archiv!
Bitte zu beachten:
✦ Nummerierung der Aktenordner muss mit der laufenden Nummer (lfd. Nr.) in der Abgabeliste übereinstimmen
✦ Maximalgewicht pro Karton: 15 kg (≙ 7 volle Aktenordner)
✦ Kartons zum Transport können ggf. vom Archiv geliehen werden
Öffnen der csv-Datei:
(mithilfe des Textkonvertierungs-Assistenten - Daten > Text in Spalten (Tutorial) - sind folgende Parameter zu definieren):
- Codierung umstellen: Standard-Einstellung (ISO 8859-1) ➔ Unicode UTF-8
- Trennzeichen: Komma anwählen
- Textqualifizierer: "
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
➊ Die aktenführende Stelle stellt beim Universitätsarchiv einen Antrag auf vereinfachte Kassation (Anschreiben: Textvorlage)
➋ Die Abgabeliste (formell nun Kassationsliste) führt die Unterlagen auf, die für die Vernichtung bestimmt sind. Die Liste wird dem Antrag beigefügt; sie dient dem Universitätsarchiv als Aussonderungsprotokoll und Nachweis der Kassation
➌ Das Universitätsarchiv genehmigt die Vernichtung der Unterlagen. Erst dann ist die aktenführende Stelle berechtigt, die Akten zu entsorgen
Bitte rufen Sie an (Telefon: 9730200) oder vereinbaren Sie per E-Mail einen Termin, ein Archivar wird mit Ihnen gemeinsam die Unterlagen sichten und entscheiden, was ins Archiv kommt oder was eventuell vernichtet werden kann.
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste (csv-Format), die Sie hier herunterladen können.
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
Erst nach positiver Rückmeldung durch das Archiv vereinbaren Sie bitte mit der Fahrbereitschaft der Universität einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Tag und ungefähre Uhrzeit der Anlieferung.
Hinweis: Der Ausdruck der Abgabeliste in Papierform ist mit dem Stempel der abliefernden Stelle, Datum und Unterschrift zu versehen und in Karton 1 der Sendung beizulegen.
Ihre Akten erhalten im Archiv eine Zugangsnummer und werden im Magazin eingelagert. Als Beleg bekommen Sie dann ein digital signiertes PDF-Exemplar der Liste für die abgegebenen Akten zugesandt.
Hinweis: Die Akten sind 30 Jahre lang nach Abschluss der Akte für die öffentliche Nutzung gesperrt. Vor Ablauf dieser Sperrfrist ist ausschließlich die abgebende Stelle einblicksberechtigt; über Ausnahmen kann der Leiter/die Leiterin der Einrichtung entscheiden.