Übergabe von Geschäftsunterlagen
☛ Näheres zum Ablauf
Voraussetzungen (Schnell-Check)
✔ In Ihrem Schrank stehen Aktenordner, die Sie nicht mehr für das tägliche Geschäft brauchen?✔ Ist die Akte seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen?
Dann wird es womöglich Zeit für das Archiv!
Allgemeine Hinweise
Abgabe des Aktenordners, wie er im Regal steht:✦ nichts ausheften
✦ kein Metall entfernen; z.B. Büroklammern
✦ kein Plastik entfernen; z.B. Klarsichtfolien
✦ keine Datenträger entnehmen; z.B. CDs, USB-Sticks
Bitte zu beachten:
✦ Nummerierung der Aktenordner muss mit der laufenden Nummer (lfd. Nr.) in der Abgabeliste übereinstimmen
✦ Maximalgewicht pro Karton: 15 kg (≙ 7 volle Aktenordner)
✦ Kartons zum Transport können ggf. vom Archiv geliehen werden
Abgabeliste
Format: csv (Inhalte werden durch Komma getrennt)Codierung: Unicode UTF-8
Öffnen der csv-Datei:
(mithilfe des Textkonvertierungs-Assistenten - Daten > Text in Spalten (Tutorial) - sind folgende Parameter zu definieren):
- Codierung umstellen: Standard-Einstellung (ISO 8859-1) ➔ Unicode UTF-8
- Trennzeichen: Komma anwählen
- Textqualifizierer: "
- Abkürzungen auflösen, z.B. UAL ➔ Universitätsarchiv Leipzig
- Vorgaben beachten, Schemas in Tabellenköpfen, z.B. tt.mm.jjjj
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
Kassation
Werden Unterlagen durch das Universitätsarchiv als nicht archivwürdig bewertet, sind aus rechtlichen und dokumentarischen Gründen vor der Vernichtung durch die aktenführende Stelle folgende Schritte notwendig:
➊ Die aktenführende Stelle stellt beim Universitätsarchiv einen Antrag auf vereinfachte Kassation (Anschreiben: Textvorlage)
➋ Die Abgabeliste (formell nun Kassationsliste) führt die Unterlagen auf, die für die Vernichtung bestimmt sind. Die Liste wird dem Antrag beigefügt; sie dient dem Universitätsarchiv als Aussonderungsprotokoll und Nachweis der Kassation
➌ Das Universitätsarchiv genehmigt die Vernichtung der Unterlagen. Erst dann ist die aktenführende Stelle berechtigt, die Akten zu entsorgen
Ablauf
1. Sichtung
Bitte rufen Sie an (Telefon: 9730200) oder vereinbaren Sie per E-Mail einen Termin, ein Archivar wird mit Ihnen gemeinsam die Unterlagen sichten und entscheiden, was ins Archiv kommt oder was eventuell vernichtet werden kann.
2. Anbietung (mit Abgabeliste)
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste (csv-Format), die Sie hier herunterladen können.
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
3. Transport
Erst nach positiver Rückmeldung durch das Archiv vereinbaren Sie bitte mit der Fahrbereitschaft der Universität einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Tag und ungefähre Uhrzeit der Anlieferung.
Hinweis: Der Ausdruck der Abgabeliste in Papierform ist mit dem Stempel der abliefernden Stelle, Datum und Unterschrift zu versehen und in Karton 1 der Sendung beizulegen.
4. Abschluss
Ihre Akten erhalten im Archiv eine Zugangsnummer und werden im Magazin eingelagert. Als Beleg bekommen Sie dann ein digital signiertes PDF-Exemplar der Liste für die abgegebenen Akten zugesandt.
Hinweis: Die Akten sind 30 Jahre lang nach Abschluss der Akte für die öffentliche Nutzung gesperrt. Vor Ablauf dieser Sperrfrist ist ausschließlich die abgebende Stelle einblicksberechtigt; über Ausnahmen kann der Leiter/die Leiterin der Einrichtung entscheiden.