Hinweise zur Archivierung

Die Einrichtungen der Universität Leipzig sind gemäß § 5 des Sächsichen Archivgesetzes verpflichtet, Registraturgut spätestens 30 Jahre nach seiner Entstehung dem Universitätsarchiv Leipzig anzubieten. Als Entstehung gilt der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung der Akten.

Aufgabe des Archivs ist die Bewertung der gesamten, für die laufenden Geschäfte nicht mehr benötigten Unterlagen. Das sind, unabhängig von ihrer Speicherungsform, insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Pläne, Medaillen, Bilder, Filme und Tonträger, maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Träger von Informationen.

In Absprache mit der bisher aktenführenden Stelle werden die Unterlagen vom Archiv übernommen oder durch die anbietende Stelle kassiert (ℹ). In beiden Fällen ist eine Liste zu schreiben, die als Grundlage für den Aussonderungsprozess dient.

Aussonderung

Die Aussonderung von Unterlagen folgt einem dreistufigen Verfahren:
✦ Schritt 1: Anbietung der auszusondernden Schriftgutobjekte beim Universitätsarchiv mithilfe einer Abgabeliste
✦ Schritt 2: Bewertung der angebotenen Schriftgutobjekte durch das Universitätsarchiv auf Grundlage der Abgabeliste
✦ Schritt 3a: Übergabe der archivwürdigen Schriftgutobjekte auf Grundlage der Bewertungsentscheidung des Universitätsarchivs

Sollte das Universitätsarchiv die Archivwürdigkeit verneinen, erfolgt statt der Übergabe:
✦ Schritt 3b: Vernichtung der nicht archivwürdigen Schriftgutobjekte bei der aktenführenden Stelle
☛ Dazu weitere Informationen unter Kassation

Lebenszyklus einer Akte