Übergabe von Studierendenakten
☛ Näheres zum Ablauf
Voraussetzungen (Schnell-Check)
✔ Sie verwahren noch analoge Studierendenakten?✔ Sind die Akten seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen?
Dann wird es Zeit für das Archiv!
Allgemeine Hinweise
Vorbereitung der Akten:✦ Metall entfernen; v.a. Büroklammern, Tackerklammern, Heftnadeln
✦ Plastik entfernen; z.B. Klarsichtfolien
✦ inhaltlich ist zu entfernen, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist; z.B. Krankenscheine
Bitte zu beachten:
✦ Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese mit Name, Vorname und Geburtsdatum der jeweiligen Person sowie einer laufenden Nummer
✦ Wichtig: Die Ordnung der Studierendenakten muss mit der Reihenfolge der Einträge in der Abgabeliste (laufende Nummer) übereinstimmen; eine Sortierung nach Jahrgang (Exmatrikulationsjahr), Alphabet oder Studienfach ist nicht nötig
✦ Schnüren Sie entweder Bündel (bei großen Kartons) oder legen Sie die Mappen (Akten) in kleine Kartons; die Bündel oder Kartons bekommen eine fortlaufende Nummer
✦ Maximalgewicht pro Karton: 15 kg (≙ 7 volle Aktenordner)
✦ Kartons zum Transport können ggf. vom Archiv geliehen werden
Merkblatt:
Übergabe von personenbezogenen Unterlagen
Abgabeliste
Format: csv
Codierung: Unicode UTF-8
Öffnen der csv-Datei:
(mithilfe des Textkonvertierungs-Assistenten - Daten > Text in Spalten (Tutorial) - sind folgende Parameter zu definieren):
- Codierung umstellen: Standard-Einstellung (ISO 8859-1) ➔ Unicode UTF-8
- Trennzeichen: Komma anwählen
- Textqualifizierer: "
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
Ablauf
1. Anbietung (mit Abgabeliste)
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste (csv-Format), die Sie hier herunterladen können.
Füllen Sie die Liste aus und tragen Sie alle Akten ein.
Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Einträge mit der Reihenfolge der Akten übereinstimmt. Dagegen ist das Sortieren nach Jahrgang (Exmatrikulationsjahr), Alphabet oder Studienfach nicht nötig.
Die ausgefüllte Abgabeliste übermitteln Sie bitte nicht per E-Mail. Das ist kein sicheres Verfahren. Sie erhalten von uns einen Link zum Upload der Übergabeliste, den Sie hier anfordern. Eine Rückmeldung vom Archiv erfolgt schnellstmöglich.
2. Transport
Erst nach positiver Rückmeldung durch das Archiv vereinbaren Sie bitte mit der Fahrbereitschaft der Universität einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Tag und ungefähre Uhrzeit der Anlieferung.
Hinweis: Ein Ausdruck der Abgabeliste in Papierform ist mit dem Stempel der abliefernden Stelle, Datum und Unterschrift zu versehen und in Karton 1 der Sendung beizulegen.
3. Abschluss
Ihre Akten erhalten im Archiv eine Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Als Beleg bekommen Sie dann ein digital signiertes PDF-Exemplar der Liste für die abgegebenen Akten zugesandt.
Fragen
Ich möchte mehrere Jahrgänge Studierendenakten abgeben. Muss ich für jeden Jahrgang eine Abgabeliste ausfüllen?
Nein, Sie brauchen nur eine Abgabeliste auszufüllen. Anhand der unterschiedlichen Einträge in der Spalte "Exmatrikulationsjahr (jjjj)" sind die Jahrgänge jederzeit rekonstruierbar.