Fragen zur Archivierung
In einem Abstellraum lagern alte Geschäftsunterlagen, den genauen Inhalt kenne ich nicht. Was soll ich damit tun?
Bitte nehmen Sie mit dem Universitätsarchiv Kontakt auf; ein Archivar kommt vorbei und hilft Ihnen weiter.
Ich möchte zwei Jahrgänge Studentenakten abgeben. Muss ich für jeden Jahrgang eine Abgabeliste ausfüllen?
Nein, Sie brauchen nur eine Abgabeliste auszufüllen. Anhand der unterschiedlichen Einträge in der Spalte „Exmatrikulation“ sind die Jahrgänge jederzeit rekonstruierbar.
Muss ich die Prüfungsakten jahrgangsweise, alphabetisch oder nach Fächern geordnet abgeben?
Nein, Sie können die Akten natürlich ohne alphabetische Sortierung abgeben. Wichtig ist nur, dass die Aktenreihenfolge identisch ist mit dem Positionseintrag in der Abgabeliste.
Muss ich die Personenakten von Nachzüglern gesondert und jeweils mit einer extra Abgabeliste abgeben?
Nein, packen Sie bitte alle Nachzüglerakten zusammen und füllen Sie eine Abgabeliste aus. Oder geben Sie die Nachzüglerakten bei der nächsten regulären Aktenübergabe mit ab.
Wie lange muss ich die Akten bei mir aufbewahren?
Erst 10 Jahre nach dem letzten Vorgangsdatum in der Akte können Sie die Ordner dem Universitätsarchiv anbieten.
Was soll ich mit Plakaten, Gastgeschenke, Fotoalben oder Medaillen machen?
Das Universitätsarchiv übernimmt solche Stücke gerne, rufen Sie einfach an, wir helfen weiter.
Kann ich alte Akten einfach selber wegwerfen?
Besser nicht, denn das ist strafbar: der sogenannter Verwahrungsbruch wird nach dem Strafgesetzbuch (§133) geahndet.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Es gibt dazu sehr unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen (siehe hier), aber fragen Sie lieber in Ihrem Einzelfall beim Universitätsarchiv nach.
