So läuft die Archivierung ab:
1. Vorbereitung der Akten
Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine).
Entfernen Sie bitte alles Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen.
Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese mit Name, Vorname und Geburtsdatum der jeweiligen Person
2. Eine Liste schreiben
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können.
Füllen Sie die Liste aus. Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Einträge mit der Reihenfolge der Akten übereinstimmt. Dagegen ist das Sortieren nach Exma-Jahrgang, nach Alphabet oder Fach nicht nötig.
3. Aktenabgabe mit dem Archiv vereinbaren
Schicken Sie die Abgabeliste auf digitalem Weg ins Archiv. Bitte übertragen Sie die Daten nicht per Email – das ist kein sicherer Transportweg für personenbezogene Daten.
Wenn Sie vom Archiv die Bestätigung bekommen haben, bereiten Sie die Akten für den Transport vor:
4. Akten verpacken und transportieren
Schnüren Sie Bündel oder legen Sie die Akten in kleine Kartons, die Bündel oder Kartons bekommen eine fortlaufende Nummer. Ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben Sie und legen es der Sendung bei, am besten in Karton 1.
Und noch eine Bitte: Packen Sie die Kartons nicht zu voll. Eine Kiste darf nicht mehr als 15 Kilogramm wiegen, damit sie von uns übernommen wird.
Nun vereinbaren Sie mit der Fahrbereitschaft einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Termin der Anlieferung.
5. Zum Schluss
Ihre Akten erhalten hier eine Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Danach erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.
Wer hat Zugang zu den Akten?
Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Unter der Archivsignatur liegt die Akte hier im Magazin und ist jederzeit greifbar – aber natürlich nicht für jeden. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Akten bis 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person gesperrt – es sei denn, sie selbst gibt die Erlaubnis für eine Einsicht.
