In Ihrem Schrank stehen Aktenordner, die Sie nicht mehr für das tägliche Geschäft brauchen? Wenn eine Akte seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv. Sie geben den Aktenordner so ab, wie er in Ihrem Regal steht, Sie müssen nichts ausheften, Büroklammern und Heftnadeln können drinbleiben, auch das Deckblatt schreiben wir für Sie.
Ablauf der Archivierung
1. Sichtung der Akten
Bitte rufen Sie an (Telefon 9730200) oder vereinbaren Sie per Mail einen Termin, die Archivarin wird mit Ihnen gemeinsam die Unterlagen sichten und entscheiden, was ins Archiv kommt oder was eventuell vernichtet werden kann.
2. Eine Liste schreiben
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können.
Beschriften Sie jeden Aktenordner mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer schreiben Sie in die Abgabeliste in die Spalte B: lfd. Nr.
Die folgenden Spalten ergänzen Sie bitte: Aktentitel, zeitlicher Umfang der Akte. Ist Ihnen eine Aufbewahrungsfrist bekannt, tragen Sie diese in Spalte E ein. Unter F „abliefernde Stelle“ erscheint der Name Ihrer Einrichtung.
Jetzt verpacken Sie die Ordner in Kartons; auch die Kartons bekommen eine Nummer, die Sie bitte in Spalte A „Karton-Nr.“ in der Abgabeliste ergänzen. Bitte achten Sie darauf: Die Nummerierung der Aktenordner muss mit der Nummer auf der Liste übereinstimmen. Und noch eine Bitte: Packen Sie in die Kartons nicht mehr als 15 kg, damit sie für den Transport nicht zu schwer sind. Wenn Ihnen Verpackungsmaterial fehlt, fragen Sie bei uns nach.
3. Transport ins Archiv
Schicken Sie die Abgabeliste auf digitalem Weg ins Archiv. Wenn von dort die Rückmeldung erfolgt ist, vereinbaren Sie mit der Fahrbereitschaft einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Termin der Anlieferung.
Ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben Sie und legen es der Sendung bei, am besten in Karton 1.
4. Zum Schluss
Ihre Akten erhalten hier eine Zugangsnummer und werden im Magazin eingelagert. Diese Nummer tragen wir in die Abgabeliste ein. Dann erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.
Wer hat Zugang zu meinen Akten?
Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Unter der Zugangsnummer, die Sie in der zurückgeschickten Abgabeliste finden, liegt die Akte hier im Magazin und ist jederzeit greifbar – aber natürlich nicht für jeden. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Unterlagen 30 Jahre lang gesperrt.
