Dokumentationsprofil für Studierendendaten
Der vorliegende Entwurf für die Arbeitsgruppe Digitale Langzeitarchivierung (AG DLZA) in der Fachgruppe 8 Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) strebt im gegenwärtigen Stadium noch keine abschließende datentechnische Definition, sondern vor allem die Bestimmung der archivwürdigen Inhalte an.
Gleichwohl ist schon in diesem Stadium an datentechnische Aspekte zu denken. Übernommene Daten können bei der Herstellung einer Archivform nicht ohne Weiteres in mehr oder andere logische Segmente aufgeteilt werden, als sie in der Ursprungsform hatten. So ist zum Beispiel eine Zerlegung von in einem Feld zusammengefassten Namensbestandsteilen in Vorname, Nachname, Titel etc. kaum möglich, wenn nicht eine einheitliche Syntax (Trennzeichen) die maschinelle Zerlegung erlaubt. Auch Adressen (Straße, Hausnummer, Adresszusätze wie „Appartment K829“) dürften kaum nachträglich in ihre logischen Segmente zu zerlegen sein. Mit Rücksicht auf die Varianzbreite der Quellsysteme in der Gegenwart und der Zukunft ist eine genau auf bestimmte Verhältnisse abgestellte Lösung wenig sinnvoll. Möglicherweise wird nach der genaueren Betrachtung der Datenstrukturen in den Quellsystemen eine variabel nutzbare Zielstruktur sinnvoll erscheinen. Neben einem allgemeinen Sammler, der wie ein Oberbegriff die unregelmäßig oder in randständiger Weise strukturierten Informationen (z.B. bei Insellösungen neben HIS-Produkten) zusammenfasst, können tiefer strukturierende Segmente zum fakultativen Gebrauch durch eine breite Mehrheit vorgesehen werden. Eine solche Differenzierung kann in einem einheitlichen Recherchesystem wieder aufgehoben werden.
Eine Zusammenführung von Daten aus ursprünglich getrennten Feldern in einem logischen Segment der Archivform ist ohne großen Aufwand möglich. Hier könnte erwogen werden, ob eine universelle Marke für ursprüngliche Feldgrenzen verwendet wird, um die Möglichkeit einer späteren maschinelle Auftrennung für bestimmte Nutzungszwecke offenzuhalten.
Als Zeichensatz für die Archivierungsform sollte UTF-8 verwendet werden.
Datumsangaben sind nach dem absteigenden Prinzip der ISO 8601:2004 beizubehalten oder einzurichten (JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT), weil damit eine maschinelle Sortierung in zeitlicher Folge möglich wird. Eine andersartige Darstellung in Nutzungssystemen wird dadurch nicht verhindert.
Die als Text erstellte Archivform muss auch in Tabellenform darstellbar sein. Die Anzahl der potenziellen Tabellenspalten darf also nicht von Datensatz zu Datensatz variieren. Diese Voraussetzung verbietet eine beliebige Vervielfachung bestimmter Segmente (zum Beispiel bei Namen, Immatrikulationsdaten, Abschlüssen). Gegebenenfalls ist eine Höchstzahl von Ausprägungen zu bestimmten. Bei Nichtgebrauch müssen diese Segmente in der Archivform leer erscheinen.
[In eckigen Klammern stehen Zusätze von Nippert zur Prager Revision]
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1. Personenstammdaten
1.1 Matrikelnummer
Es können keine Personen identifiziert werden, etwa durch die Zusammenführung von Daten aus mehrfachen Einschreibungen einer Person.
1.2 Nachname / einziger Name
Die einheitliche Einfügung der Namen von Personen mit nur einem Namen (teilweise üblich in Afrika und Südostasien) unter Nachname oder Vorname ist nicht anzuneh-men und eine einheitliche archivische Nachbereitung nicht möglich.
Es muss die Möglichkeit zur sinnvollen Handhabung von Adelsprädikaten („von“, „Freiherr zu“, „Fürstin“) und mehrteiligen Nachnamen („Knorr von Rosenroth“) bestehen.
1.3 Geburtsname und andere frühere Namen
Siehe 1.2.
1.4 Vorname / Vornamen / einziger Name
Siehe 1.2.
1.5 Ordensname / Künstlername / etc
1.6 Geburtsdatum
1.7 Geburtsort
Hier werden spezifizierende Zusätze bis hin zur Kreiszugehörigkeit oder zur Länderzuordnung übernommen.
1.8 Geschlecht
1.9 Familienstand
1.10 Heimatanschrift
1.11 Semesteranschrift
1.12 Staatsbürgerschaft
1.13 Asylberechtigung, Migrationsdaten
1.14 Nachname / einziger Name des gesetzlichen Vertreters
Siehe 1.2.
1.15 Vorname / Vornamen / einziger Name des gesetzlichen Vertreters
Siehe 1.2.
1.16 Anschrift des gesetzlichen Vertreters
Siehe Heimatanschrift.
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1.17 Religionszugehörigkeit
1.18 Art der Hochschulreife / Vorbildung
1.19 Besuch eines Studienkollegs und sonstiger Einrichtungen zur Vorbereitung ausländischer Studierender
1.20 Herkunftshochschule
1.21 Zielhochschule bei Hochschulwechsel
2. Studienverlauf
2.1 Immatrikulationsdatum
[2.2 Immatrikulationssemester und Fachsemester
Evtl. so: „Wintersemester 1995/96:Fachsemester 5“]
2.3 Exmatrikulationsdatum
2.4 Urlaubssemester, Beurlaubungsgründe
2.4 Studiengang
3. Prüfungen und Abschlüsse
3.1.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 1 (Bachelor)
3.1.2 Name des erworbenen Grads 1 (Bachelor)
3.1.3 Endnote 1
3.1.4 Teilergebnisse 1
3.1.5 Abschlussdatum 1
3.2.1. Name des abgeschlossenen Studiengangs 2
3.2.2 Name des erworbenen Grads 2 (Master)
3.2.3 Endnote 2
3.2.4 Teilergebnisse 2
3.2.5 Abschlussdatum 2 (Master)
3.3.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 3 (Promotion)
3.3.2 Name des erworbenen Grads 3 (Promotion)
4
3.3.3 Endnote 3
3.3.4 Teilergebnisse 3
3.3.5 Abschlussdatum 3 (Promotion)
3.4.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 4 (undefiniert)
3.4.2 Name des erworbenen Grads 4 (undefiniert)
3.4.3 Endnote 4
3.4.4 Teilergebnisse 4
3.4.5 Abschlussdatum 4 (undefiniert)
3.5.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 5 (undefiniert)
3.5.2 Name des erworbenen Grads 5 (undefiniert)
3.5.3 Endnote 5
3.5.4 Teilergebnisse 5
3.5.5 Abschlussdatum 5 (undefiniert)
4. Provenienz
4.1 Abgebende Stelle
4.2 Charakterisierung des Quellsystems
