Der Platz in Ihrem Schrank für die Promotionsakten, Akten zu Habilitationsverfahren und Ehrenpromotionen wird knapp? Wenn das Verfahren seit mehr als zehn Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv.
Sie geben die Akte so ab, wie sie in Ihrem Regal steht, Sie müssen nichts ausheften oder in neue Mappen legen, Büroklammern und Heftnadeln können drinbleiben, auch das Deckblatt beschriften wir für Sie.
1. Vorbereitung der Akten
Prüfen Sie die Akten inhaltlich und entfernen Sie das, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist. Ein Hinweis: Dissertationen und Habilschriften sind nicht Bestandteil der Akten.
2. Eine Liste schreiben
Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können.
Füllen Sie die Liste aus und tragen Sie alle Akten ein. Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Einträge mit der Reihenfolge der Akten übereinstimmt. Dagegen ist das Sortieren nach Jahrgang, nach Alphabet oder Fach nicht nötig.
3. Aktenabgabe mit dem Archiv vereinbaren
Schicken Sie die Abgabeliste auf digitalem Weg ins Archiv. Wenn Sie vom Archiv die Bestätigung bekommen haben, bereiten Sie die Akten für den Transport vor:
4. Akten verpacken und transportieren
Schnüren Sie Bündel oder legen Sie die Akten in kleine Kartons, die Bündel oder Kartons bekommen eine fortlaufende Nummer. Ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben Sie und legen es der Sendung bei, am besten in Karton 1.
Und noch eine Bitte: Packen Sie die Kartons nicht zu voll. Eine Kiste darf nicht mehr als 15 Kilogramm wiegen, damit sie von uns übernommen wird. Wenn Ihnen Verpackungsmaterial fehlt, fragen Sie bei uns nach.
Nun vereinbaren Sie mit der Fahrbereitschaft einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Termin der Anlieferung.
5. Zum Schluss
Ihre Akten erhalten hier eine Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Danach erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.
Wer hat Zugang zu den Akten?
Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Unter der Archivsignatur liegt die Akte hier im Magazin und ist jederzeit greifbar – aber natürlich nicht für jeden. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Akten bis 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person gesperrt – es sei denn, die betroffene Person selbst gibt noch zu Lebzeiten die Erlaubnis für eine Einsicht.
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