Die Einrichtungen der Universität sind gemäß §5 des Sächsischen Archivgesetzes verpflichtet, Registraturgut spätestens 30 Jahre nach seiner Entstehung dem Universitätsarchiv anzubieten.
In Absprache mit der bisher aktenführenden Stelle werden die Unterlagen vom Archiv übernommen. Für die öffentliche Benutzung sind sie von diesem Zeitpunkt an für 30 Jahre gesperrt. Der Zugang für die abgebende Dienststelle ist nach Absprache mit dem Archiv jederzeit möglich.
Das Universitätsarchiv ist zuständig für die gesamten, für die laufenden Geschäfte nicht mehr benötigten Unterlagen. Das sind, unabhängig von ihrer Speicherungsform, insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Pläne, Medaillen, Bilder, Filme und Tonträger, maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Träger von Informationen.