Ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist Voraussetzung für ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln. Sie bildet damit eine wesentliche Grundlage für die Rechtssicherheit, die das Universitätsarchiv Leipzig seit 1409 leistet.
Daten sind die Rohstoffe des 21. Jahrhunderts, aber auch im Informationszzeitalter ist im Rahmen der Schriftgutverwaltung (records management) der logische Aktenplan/Aktenverzeichnis eine notwendiges Hilfsmittel im Verwaltungsalltag. Verbindliche Grundlage für die Ordnung des aktenwürdigen Schriftgutes sind der Aktenplan/Aktenpläne und die dazugehörigen Aktenverzeichnisse. Der Aktenplan ist ein vorausschauend angelegtes, mehrstufiges und gegliedertes Schema zur Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation auf Basis der Aufgaben dieser Organisation. Er bildet die Grundlage für das Aktenverzeichnis. Das Aktenverzeichnis ist der Nachweis aller vorhandenen Akten. Sie müssen jede neue Akte in das Aktenverzeichnis aufnehmen.
Wichtig ist das Aktenzeichen, als das entscheidende Identifikations- und Ordnungskennzeichen für eine Akte und deren Schriftgut. Was ist das Aktenzeichen? Es setzt sich aus der vorangestellten Nummernfolge des Aktenplans und der Ordnungsnummer der Akte zusammen.
Eine logische, gut geordnete Datei- und Dokumentenstruktur bedeutet Zeitgewinn. Papierakten und elektronische Daten/Dokumentes sollten sollten die gleiche logische Struktur aufweisen.
Ein logisches Aktenverzeichnis hilft Ihnen, Übersicht über die Akten zu behalten und zu halten. Unterlagen können aufgrund der Ordnung Ihres Aktenplanes schnell zuordnet werden. Sie können einfacher suchen und finden. Der Aktenplan bildet die Grundlage für ein Aktenverzeichnis. Mit dem Aktenverzeichnis erhalten Sie schnell eine Übersicht über Ihre Aktenbestände im Institut.
Begriffe: Akte, Aktenzeichen, Schriftgutverwaltung, Records Management
