Was kostet die Benutzung oder eine Auskunft?
Benutzung oder Auskünfte durch das Universitätsarchiv sind in der Regel kostenfrei. Allenfalls fallen Kopiergebühren an, die Kosten dafür finden sich in unserer Gebührenordnung.
Ich brauche eine Zeugniskopie/eine Exmatrikulationsbescheinigung. Was muss ich tun?
In jedem Fall ist eine schriftliche Anfrage notwendig mit Ihrer persönlichen Unterschrift – das liegt an den gesetzlichen Identifikationsbestimmungen. Sie können die Anfrage per Post, per Fax oder eingescannt als E-Mail-Anhang senden. Bitte geben Sie dazu auch Ihre persönlichen Daten an: Name, Namensänderungen, Vorname, Geburtstag und –ort, Studienfach und Studiendauer sowie Ihre Postanschrift. Sie bekommen per Post die Bescheinigung zugesandt.
Ich brauche für Bewerbung oder Weiterstudium eine Gleichstellung meines Abschlusses.
Obwohl Sie hier studiert haben, kann das Archiv die Gleichstellungserklärung für Ihren Abschluss nicht abgeben. Von uns können Sie eine bestätigte Zeugniskopie aus Ihrer Akte bekommen, für die Gleichstellung ist das Wissenschaftsministerium zuständig.
Bekomme ich im Universitätsarchiv eine Zeugniskopie für das Medizinstudium und das Lehramtsstudium?
In beiden Fällen haben Sie ein Staatsexamen abgelegt. Die zuständige Behörde ist die Landesdirektion. Dort bekommen Sie Zeugniskopien und Beglaubigungen.
Kann ich meine Kommilitonen/meine ehemalige Seminargruppe mit Hilfe des Archivs wiederfinden?
Die Studentenakte jedes Absolventen ist archiviert, jedoch keine weiteren Angaben über die Zeit nach dem Studium, wie Namensänderung durch Heirat oder spätere Wohnorte. Zudem sind der Datenschutz und das Recht auf informelle Selbstbestimmung in Deutschland ein hohes Rechtsgut. Den Intentionen der Gesetzgeber hat auch das Archiv Rechnung zu tragen. Bei der Suche nach Kompromissen bemühen wir uns, Ihnen dennoch so weit als möglich zu helfen.
Für eine Bewerbung im Ausland möchte mein neuer Arbeitgeber Auskünfte über die Lehr- und Prüfungsinhalte einzelner Fächer und die Wertigkeiten innerhalb des Studiums haben.
Ihren Abschluss kann das Universitätsarchiv bestätigen. Über die Prüfungsinhalte bekommen Sie Auskunft im Prüfungsamt der Fakultät.
Kann ich meine eigene Studenten- oder Personalakte ansehen?
Ja, Sie selbst können die Akten zu Ihrer Person einsehen. Bitte vereinbaren Sie zuvor einen Benutzungstermin im Archiv. Damit die Unterlagen zu Ihrem Besuch bereitliegen, benötigen wir für die Suche Ihre persönlichen Daten (Name, Vorname, Geburtstag, Studienfach und –zeit oder Beschäftigungszeit).
Ich habe es sehr eilig mit der Akteneinsicht oder brauche die schriftliche Auskunft ganz dringend. Geht es schneller, wenn ich selbst dabei helfe, die Akte im Regal herauszusuchen?
Vielen Dank für Ihr Angebot. Die Archivmitarbeiter suchen die Aktensignatur in der Datenbank. Das geht am schnellsten, wenn Ihre persönlichen Angaben, also Name, Vorname, Geburtstag und –ort, Studienfach bzw. Beschäftigungszeit so komplett wie möglich vorliegen. Die Aktenaushebung aus dem Magazin übernehmen dann die Archivare. Für die Benutzung muss die Akte dann in vielen Fällen noch vorbereitet werden, d. h. wir überprüfen die Daten und Angaben, packen lose Blätter in Mappen, vergeben Blattzahlen und legen einen Benutzernachweis ein. Danach wandert die Akte aus dem Magazin in den Benutzerschrank für die Aktenvorlage. Das ist in der Regel innerhalb kurzer Zeit erledigt, trotzdem bitten wir um Verständnis, dass eine schriftliche Auskunft einschließlich Postversand bei großer Nachfrage einige Tage Zeit braucht.
Kann mir meine Akte ausgehändigt werden?
Die Personalakten zählen zum Archivgut und bleiben Eigentum der Universität. Sie können jederzeit Einsicht in Ihre Akte bekommen und Sie erhalten auf Wunsch Kopien. Die Gebühren dafür finden Sie in der Gebührenordnung.
