Was ist ein eigentlich ein „Vorlass“?
Wenn Archivalien schon bei Lebzeiten von einem Vorlasser/Vorlassgeber dem Universitätsarchiv Leipzig zur Verfügung gestellt werden, spricht man von „Vorlass“. Das betrifft u.a. häufig Fotosammlungen, die die Vorlasser selbst ordnen, wissenschaftliche Bestände von Professoren, die an der Universität tätig waren/noch sind oder deren Witwen. Die Bestände können entsprechend dem Forschungsfeld unterschiedlichste Materialien enthalten: Urkunden, Geschenke, Fotosammlungen, Bibliotheken, Autographen, Manuskripte, Digitale Dateien, Tagebücher, Kunstwerke u.v.a.m..
Das Universitätsarchiv Leipzig steht vor der Vorlassübernahme in engem Kontakt mit dem Vorlasser, der sich mit der Universität und Leipzig in der Regel eng verbunden fühlt und seine Bestände zu Lebzeiten wohl verwahrt wissen will. Unsere Archivare begutachten und prüfen im Vorfeld persönlich den zu übernehmenden Bestand. Archivarbeit beruht auf gesetzlichen Grundlagen. Rechtliche Fragen werden im Vorfeld geklärt, die in der Regel bei der Übernahme von Vor- und Nachlässen, der Erschließung und Benutzung auftreten. Mit dem Vorlasser wird ein rechtsgültiger Vertrag (Archivierungsvertrag /Depositalvertrag, Schenkungsvertrag) auf Grundlage des geltenden Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen und des Archivgesetzes des Universitätsarchivs Leipzig abgeschlossen. Zur endgültigen Übergabe des Vorlasses klärt das Universitätsarchiv Leipzig die Art, Zuständigkeit und Versicherung des Transports.
Im Gegensatz dazu bezeichnet der Begriff Nachlass im archivarischen Sinn die Gesamtheit des überlieferten archivalischen Materials. Das können verschiedene wissenschaftliche und künstlerische Werke und Aufzeichnungen, Briefe, Lebensdokumente, Fotosammlungen sein, die aus dem Besitz einer Person (des Bestandsbildner/ Nachlasser) stammen. Nachlässe und Vorlässe werden verzeichnet und in Datenbanken nachgewiesen.
Relevante Begriffe:
Archivwürdigkeit, Archivierungsvertrag, Bewertung, Erschließung, Kassation, Schriftgut, Erschließungarbeit, Verpackungsarbeit, Verzeichnungseinheit, Schutzfrist
